RODO, czyli o czym każdy przedsiębiorca pamiętać powinien – cz. I

W Polsce – a także w innych krajach Unii Europejskiej – nie milkną echa rozpoczęcia 25 maja br. stosowania europejskiego Rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanego w skrócie RODO. Większość ze zmian zamieszczonych w tym akcie prawnym ma charakter rewolucyjny i dotknęła praktycznie wszystkich w jakikolwiek sposób przetwarzających dane osobowe: od instytucji państwowych, przez zakłady służby zdrowia, aż po przedsiębiorców. Ci ostatni końcem maja musieli być gotowi na zasadnicze zmiany w obowiązkach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – tym bardziej że za złamanie przepisów RODO grożą niezwykle surowe sankcje. Stąd też każdy przedsiębiorca mający zaległości we wdrażaniu nowych rozwiązań powinien jak najszybciej je nadrobić. Niestety trudno wskazać na uniwersalne rozwiązania, które mógłby zastosować każdy przedsiębiorca – wszystko zależy od specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej oraz sposobów nawiązywania kontaktów z klientem. Jednak należy pamiętać zwłaszcza o podstawowych zasadach. Przede wszystkim każdy klient, aby móc przetwarzać jego dane osobowe, musi wyrazić zgodę na tę czynność. Ma on także prawo w każdej chwili ją wycofać – wtedy przedsiębiorca musi zaprzestać przetwarzania jego danych. Ponadto przy pozyskiwaniu nowych danych należy zawsze zamieścić stosowną klauzulę informacyjną. Przedsiębiorca powinien zadbać o sporządzenie – o ile to konieczne – umów powierzenia danych, a także przygotować upoważnienia do przetwarzania danych dla pracowników czy współpracowników odpowiedzialnych za te czynności. Oczywiście nie wystarczy tylko po prostu zaktualizować posiadanych już materiałów – dokumenty dotyczące ochrony danych koniecznie muszą spełniać wszystkie wymagania określone przez RODO i nową ustawę o ochronie danych osobowych. W przeciwnym razie nie zabezpieczą przedsiębiorcy przed odpowiedzialnością.